Funcionamento do ideals Virtual Information Room

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Funcionamento do ideals Virtual Information Room

Tome decisoes mais rapidas e embasadas com base em dados em tempo real. Obtenha as respostas para quaisquer perguntas que surjam sobre a atividade dos usuarios. Use as informacoes desses relatorios em diferentes fases do seu projeto.

Quer esteja executando uma negociacao de M&A ou gerenciando um processo de due diligence, voce precisa dos servicos de um information room virtual para fazer upload, acessar e compartilhar documentos confidenciais. Na ideals, desenvolvemos uma solucao de information space altamente segura para garantir que este processo seja tranquilo do inicio ao fim.

Personalizacao

Use a capacidade do recurso Perguntas e Respostas para melhorar a colaboracao e manter seu projeto funcionando tranquilamente. O recurso de Perguntas e Respostas serve como um sistema de e-mail seguro no information space virtual. Ele ajuda na comunicacao com os usuarios e responde a varias perguntas.

  • Faca upload do seu logotipo e escolha um esquema de cores que corresponda ao seu estilo corporativo.
  • Personalize uma carta-convite para apresentar o resumo do projeto aos usuarios autorizados.
  • Personalize as marcas d’agua dos documentos de acordo com os seus requisitos de seguranca.
  • Adicione seus proprios termos de uso e outras politicas que os usuarios devem aceitar antes de entrar no data space.

    • Upload

    Confira uma aparencia profissional ao seu information room virtual com uma marca personalizada.

  • Para fazer upload de varios documentos de uma so vez, use o recurso conveniente de Arrastar e Soltar. Nao ha limites de tamanho e de quantidade dos arquivos enviados.
  • Apos a conclusao do upload, todos os documentos em mais de 25 formatos comuns de arquivo serao convertidos em um formato seguro do Adobe PDF e estarao disponiveis para exibicao segura pelos usuarios.
  • Faca upload e download de varios arquivos e pastas, e sincronize as pastas locais com as pastas do data space usando o aplicativo beliefs VDR Desktop.
  • Mantenha as informacoes estruturadas e torne as atualizacoes visiveis imediatamente, ativando a funcao de numeracao automatica de indice.

    • Convite

    Crie estruturas de pastas e faca upload de dados em qualquer formato. O ideals Smart Upload e os recursos de processamento convertem automaticamente os arquivos em um formato seguro.

  • Conceda permissoes estendidas aos usuarios em colaboracao: eles tem acesso a documentos, notas de grupo, mensagens da secao Perguntas e Respostas entre usuarios e relatorios de atividades para outros usuarios.
  • Conceda menos permissoes aos usuarios individuais: esses usuarios podem acessar documentos, notas pessoais e relatorios de atividades, alem de se comunicar com os coordenadores de Perguntas e Respostas.
  • Aplique um dos oito niveis de permissoes de usuario a cada usuario ou grupo de usuarios.
  • Convide usuarios individualmente ou use o recurso de upload em massa para convidar centenas de usuarios em segundos.
  • Obtenha uma exibicao instantanea de quem acessou o data room e de quao ativamente envolvidos os usuarios estao no projeto.

    • Colaboracao

    Certifique-se de que seus dados confidenciais estejam nas maos certas. Gerenciamos tudo nos bastidores para que voce possa focar nas negociacoes.

  • Colabore e comunique-se em uma area segura sem depender de e-mails.
  • Defina uma prioridade, dependendo da urgencia: alta, media ou baixa.
  • Atribua um status as perguntas da secao Perguntas e Respostas: Aguardando resposta, Em andamento, Encaminhado para especialista, Respondido por mim ou Fechado.
  • Use os anexos de Perguntas e Respostas para trocar arquivos com seguranca no information room virtual – nao dependa mais dos servicos de compartilhamento de arquivos ou FTP.
  • Economize tempo ativando uma secao de Perguntas Frequentes para fornecer respostas as perguntas mais comuns.
  • Monitore perguntas e respostas recebendo notificacoes instantaneas sobre o envio de novas perguntas.

    • Controle

    Configure as permissoes e conceda acesso aos usuarios que acessarao o projeto no information space digital e colaborarao com o seu conteudo.

  • Desative a impressao e o download de qualquer pasta ou documento.
  • Proteja seus documentos contra captura de tela, ativando a Exibicao com cerca.
  • Revogue o acesso as informacoes, mesmo depois de um documento ter sido baixado.
  • Impeca que usuarios e grupos de usuarios acessem certas secoes do data room.
  • Mantenha os usuarios dos servicos de VDR atualizados, notificando-os sobre novos documentos enviados, novas perguntas ou respostas na secao de Perguntas e Respostas e altere ou desative essas notificacoes.

    • Rastreamento

    95% dos grandes bancos mundiais usam a ideals na troca segura de documentos e colaboracao empresarial.

  • Uma vez aberto o data room eletronico, voce pode ver quais usuarios ja fizeram logon e quao ativamente eles visualizam os documentos, o que pode servir como um indicador do interesse dos licitantes.
  • Relatorios coloridos inteligentes indicam a frequencia com que os usuarios acessam diferentes pastas no data space.
  • A partir dos relatorios de Perguntas e Respostas, veja quantas perguntas ainda estao pendentes e quanto tempo, em media, leva para os usuarios receberem as respostas.
  • Ao se preparar para negociar contratos, verifique quais documentos foram visualizados, de modo a evitar problemas inesperados no processo de negociacao.
  • Ao se preparar para negociar contratos, verifique quais documentos foram visualizados, de modo a evitar problemas inesperados no processo de negociacao.
  • Gerencie e baixe relatorios detalhados de atividades do usuario e veja todas as acoes dele, incluindo o tempo preciso gasto para visualizar um documento especifico.
  • Baixe topicos de completos de Perguntas e Respostas, e guarde-os para fins de conformidade e ensino.

    • Seguranca por padrao

    Na beliefs, a seguranca dos dados dos nossos clientes e fundamental. E por isso que tomamos importantes medidas de seguranca para garantir que os seus dados estejam seguros e continuem assim.

  • • A beliefs usa varios data centers que implantam seguranca fisica, politicas de acesso restrito, sistemas de autenticacao de entrada biometrica, guardas armados 24h todos os dias e vigilancia.
  • Os information centers estao em conformidade com o SOC2 e tem certificacao ISO 27001:2013.
  • A redundancia de Camada 3 (2N) para todos os componentes de sistemas essenciais garante um tempo de ativacao de 99,95%.
  • Os sistemas de backup de energia ininterrupta e os protocolos de prevencao contra incendios e inundacoes mantem os dados seguros em caso de um desastre natural.
  • O backup de arquivos em tempo real por meio de tuneis VPN criptografados preserva a integridade dos dados.
  • O sistema de protecao antivirus integra os softwares antivirus dos cinco principais fornecedores, garantindo que nenhum virus seja incorporado nos arquivos enviados para a plataforma do information room.

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